1
Totuus on tuolla ulkona
Sohova (ent. Agenda Helsinki) on käyttänyt projektinhallinnan alustanaan jo pitkään websovellusta nimeltä Active Collab. Sovellus on ehtinyt vuosien aikana uudistua kerran isosti, mutta pysynyt viimeiset vuoden melko stabiilina pieniä uudistuksia lukuunottamatta. Vaikka sovelluksessa on useita eri toimintoja, olemme loppujen lopuksi käyttäneet sitä lähinnä työajan kirjaamiseen. Jostain syystä sovellus on aina tuntunut useimmille tiimistä jotenkin jäykältä ja hankalalta, minkä takia sen käyttö on jäänyt ns. puoliteholle.
Lisäksi projektinhallinnassa hyödynnetään paljon Google Driven työkaluja, jotka ovat paitsi erinomaisen helppoja joustavia, myöskin tuttuja asiakkaillemme (mikä helpottaa usein yhteistyötä). Mainittakoon myös että päivittäiseen kommunikaatioon käytämme Slackia.
Jossain vaiheessa Trellon käyttö ehti vakiintua osalla tiimistämme, sillä sen tarjoama yksinkertainen Kanban-taulu osoittautui hyödylliseksi tehtävien jakamisessa. Pienellä viiveellä totesimme että Collab sisältää myös identtisen kanban-näkymän, jolloin päätettiin siirtää Trellossa tapahtuva toiminta Collabin puolella. Yksi työkalu vähemmän, jihuu!
Varsinaiseksi kipupisteeksi kuitenkin muodostui resurssointi, eli työkuormituksen ennusteiden laatiminen tulevaisuuteen jotta projektit saataisiin aikataulutettua kivuttomasti. Tähän asti olimme käyttäneet yksinkertaista Google Sheet -näkymää, jolla seurasimme projektien kokonaisaikatauluja. Toivoimme kuitenkin jotain kehittyneempää ja tarkempaa, ja uskoimme parempi ratkaisu olisi tuolla jossain.
2
Digitaalisia post-it-lappuja
Aloimme kartoittamaan vaihtoehtoja. Tutustuimme pintapuolisesti useisiin vaihtoehtoihin ja kokeilimme muutamia, mm. Asana, Monday.com ja Clickup. Tutkimme voisimmeko integroida ratkaisun nykyiseen sovellukseemme, tai olisiko kahden uuden sovelluksen yhteisratkaisu optimaalinen.
Resurssoinnin arvioiden osalta ainoan edistyneemmän ratkaisun vaikutti tarjoavan suomalainen Silverbucket, jonka insinöörihenkinen käyttöliittymä ei kuitenkaan myynyt sitä kaikille asianomaisille. Lisäksi työajan kirjaus olisi käytännössä pitänyt siirtää samaan osoitteeseen, samalla kun muita featureja (mm. tehtävien hallinta) olisivat jääneet Collabiin.
Yleensä ottaen kokemukset eri projektinhallinnan työkaluista osoittivat että
a) Kaikki kilpailevat vaihtoehdot kopioivat armotta toistensa ominaisuuksia (tai sattuvat olemaan miltei identtisiä), jolloinka kun jotain tärkeää puuttuu yhdestä se puuttuu kaikista. Lisäksi niiden houkuttelevat aloitustason hinnat jättävät säännöstään jonkin korvaamattoman tärkeän featuren joka on “enterprise” -tason takana (ja moninkertaistaa kustannukset).
b) Ratkaisevasti mikään piilaakson kimmeltävistä jalokivistä ei tuntunut tarjoavan Silverbucketia parempaa ratkaisua resurssoinnin suunnitteluun.
Tuntojamme tiivisti osuvasti eräs ystävä, jolta pyysin ajatuksia aiheesta:
“Noi projektinhallintatyökalut on musta sellasia jotka tuottaa turhaa ylimäärästä työtä kaikille. Pitää siirellä jotain *******n virtuaalisia post it lappuja jossain.”
Oliko kaikki turhaa? Pitäisikö meidän vain luopua työkaluistamme ja sirotella tuhkaa yllemme?
3
Reflektio
Päädyimme perimmäisten kysymysten äärelle. Mitä oikeasti tarvitsemme? Projektinhallintatyökalun? Riittääkö se? Tarvitsemmeko sittenkin kokonaisen toiminnanohjausjärjestelmän? Ja kun tähän asti oli päästy, saavutettiin ns. juurisyy (tai juurikysymys):
Onko toimintamme riittävän selkeästi ohjattua?
Reflektion ajamana piirsimme auki ydintoimintamme kaaviona, jonka jälkeen kartoitimme sen selkeät osa-alueet ja kipupisteet. Lopputulos oli selkeä: eniten parannettavaa löytyi tulevan työkuorman resurssoinnissa ja toimeksiantojen laskutuksessa. Muilta osin toiminta itse asiassa kulki hyvin. Pienenä yrityksenä prosessien dokumentaation käytäntömme ovat luonnollisesti vielä vaihtelevia. Vaikka ohjeistuksesta löytyikin parantamisen varaa, vallitsi suurimmassa osassa yhteistä tekemistä selkeys.
Toisin sanoen: nykyiset työkalumme riittivät tuottamaan hyvän tilanteen 90% ajasta. Riittäisi siis että saisimme ratkaistua kaksi yksittäistä, pikkuriikkistä haastetta.
4
Ratkaisu
Kävi ilmi, että molempiin haasteisiin löytyisi ainakin siedettävä ratkaisu käyttämästämme sovelluksesta.
Collabiin oli mahdollista hankkia lisäominaisuuksia, jotka sisälsivät “Workload” -näkymän, joka antaa varsin kohtuullisen kuvan tulevasta työkuormasta per henkilö. Lisäksi “Projects Timeline” -raportti tarjoaa kokonaiskuvan näyttämällä kaikki projektit ja tehtävät, joille on annettu aikataulu. Ensimmäinen vaatisi että kaikki tehtävät olisi nimetty henkilöille, ja jälkimmäinen että aikataulutettuja tehtäviä ei ole liikaa (jottei näkymä muutu sekavaksi). Jouduimme siis tekemään joitain kompromisseja. Kukaan ei ikinä luvannut että resurssointi olisi helppoa.
Saadaksemme näkymät hyötykäyttöön kävimme läpi logiikan jolla puramme projektin tehtäviksi kanban-näkymää varten, ja sovimme mallin jolla tehtäväkokonaisuudet saa järkevästi esitettyä: projekti pilkotaan päätason tehtäviin, jotka vastaavat sitä miten kokonaisuus on pilkottu tarjouksessa. Yksittäisiä “lapsitehtäviä” voi kanban-hallinnointia varten olla kuinka paljon tahansa. Niin kauan kun niillä ei ole asetettu aikataulua, ne eivät sekoita aikataulun yleisnäkymää.
Käyttämämme alusta sisältää toimintoja myös tehdyn työn laskuttamiseen. Vaikka ne eivätkään täytä suomalaisia kirjanpitovaatimuksia, toimivat ne eräänlaisena siltana kirjatun työajan ja varsinaisen laskutuksen välillä: käytämme “muka-laskuja” laskutusehdotuksina, jotka tarkastusprosessin jälkeen viedään varsinaiseen laskutukseen. Näin saimme mallin toimivaan hand-offiin toteutuksen ja laskutuksen välille.
Loppujen lopuksi emme siis ottaneet mitään uutta palvelua käyttöön. Päätimme että isossa kuvassa saavutamme parempia tuloksia käyttämällä paremmin niitä työkaluja, jotka ovat meille jo tuttuja. 80% tuloksista 20% panoksella. Yrityksen prosessien siirtäminen uudelle alustalle voi olla pitkä ja työläs hanke, ja mieluummin käytämme tuon ajan ja energian varsinaisen työmme tekemiseen, eli kehitämme asiakkaittemme digitaalisia palveluita.
5
Mitä seuraavaksi?
Jatkamme siis toistaiseksi nykyisellä setupilla, ja pidämme silmämme auki juuri meille sopivan uuden kandidaatin varalta. Pitkässä juoksussa pohdimme täysin omaehtoisen toiminnanohjausjärjestelmän rakentamista. Alustaksi on monta kiinnostavaa kandidaattia, joista osa perustuu valmiiden komponenttien käyttöönottoon ja osa taas vaatii kokonaisvaltaista toteutusta. Onneksi olemme digitaalisten palveluiden toteuttamisen asiantuntijoita! Itselle räätälöity ERP kuulostaa herkulliselta haasteelta, joka saa kuitenkin toistaiseksi odottaa, että aikaa vapautuu asiakastöistä – ja että meillä on riittävän kirkas visio siitä miten tarkalleen toimintaamme pitää ohjata.
