Työpajat mielletään lähes yksinomaan menetelmäksi, jota varten osallistujien tulee kokoontua yhteen ja samaan tilaan usein jopa monen työpäivän ajaksi putkeen. Esim. Google Venturesin kehittämä Design Sprint on loistava esimerkki; Design Sprintin perusrakenne on se, että kokoonnutaan sopivalla tiimillä viikoksi samaan tilaan. Tämän viikon aikana tarkoituksena on siirtyä olemassa olevasta ongelmasta tilanteeseen, jossa on ideoituna, prototyypattuna, sekä testattuna tuote, palvelu tms. jonka avulla ongelma saadaan mahdollisesti ratkaistua. Design Sprint (ja muut työpajat) ovat aivan loistavia työkaluja vaikeiden haasteiden ratkaisemiksi, mutta ottaen huomioon nykyisen tilanteen, kokoontuminen porukalla yhteen (usein ahtaaseen) tilaan ei ole suotavaa. Erilaisten toimijoiden tarve ratkoa toimintaansa koskevia haasteita tai ongelmia ei kuitenkaan ole hävinnyt koronan myötä mihinkään (kenties pikemminkin päinvastoin). Hyvä uutinen on se, että erilaiset työpajat, Design Sprint mukaan lukien voidaan aivan yhtä hyvin järjestää myös etätyöpajan muodossa.
Etätyöpajan edut
Etätyöpajojen järjestämisessä on jopa joitain etuja verrattuna ns. livenä järjestettäviin työpajoihin. Ensimmäisenä etuna on se, että työpajan järjestämiseksi ei tarvita sopivaa tilaa, jossa olisi riittävästi tilaa osallistujille. Tai tarpeeksi valkotauluja kaikille post-it lapuille ja piirroksille. Post-it lapuista päästäänkin suoraan seuraavaan etuun: tulosten dokumentointi on helpompaa ja tehokkaampaa. Siinä missä perinteisessä työpajassa käytetyn tilan seinät ja valkotaulut ovat työpajan päätteeksi täynnä lippuja ja lappuja, jotka pitäisi digitalisoida, on etätyöpajan ideat ja tulokset jo valmiiksi digitaalisessa muodossa.
Myöskään tiimin jäsenten sijainti ei tuota ongelmia, koska kenenkään ei tarvitse matkustaa esim. toiseen kaupunkiin työpajaa varten. Myös etätyöpajan aikatauluvaatimus on yleensä armollisempi kuin perinteisen työpajan; Kukaan ei kykene istumaan koko työpäivää tietokoneen ruutua tuijottaen ja olemaan oikeasti luova ja tuottava työpajaan osallistuja, tästä syystä etätyöpajat kannattaakin pilkkoa lyhyempiin sessioihin. Viimeisimpänä etuna voitaisiin mainita fasilitaattorin paremmat mahdollisuudet auttaa osallistujia työpajan aikana; Siinä missä “Live-työpajassa” ollaan usein melko ahtaassa tilassa ja kahdenkeskinen keskustelu on lähes mahdotonta, on useimmissa viestintäsovelluksissa mahdollisuus keskustella kahdenkesken esim. luomalla erillinen huone. Näin fasilitaattori voi huomatessaan jollakulla osallistujalla olevan jotain haasteita esim. annetun tehtävän teossa, siirtyä hänen kanssaan yksityiseen keskusteluun ja auttaa häntä eteenpäin.
Etätyöpajan haasteet
Vaikka etätyöpajoilla onkin tiettyjä etuja tuovat ne mukanaan myös omat haasteensa niin fasilitaattorille kuin työpajan osallistujillekin. Ilmeisimpänä haasteena ovat toki erilaiset tekniset ongelmat, jotka voivat pahimmillaan pilata koko työpajan. Ihmisten välinen vuorovaikutus on etätyöpajoissa huomattavasti haastavampaa. Työskentely digitaalisten valkotaulujen ja “post-it” lappujen kanssa on varsinkin aluksi hyvin abstraktia, kun taas huoneen seinien täyttyminen “oikeista” post-it lapuista ja piirroksista tuottaa hyvin vahvan tunteen siitä, että jotain saadaan oikeasti aikaan. Viimeisimpänä haasteena on osallistujien keskittyminen työpajaan ja kulloinkin käsillä olevaan aiheeseen; Live-työpajassa osallistujien keskittyminen säilyy helpommin, koska kaikki ovat samassa tilassa, eikä kukaan voi lukea sähköpostejaan tai selata uutisotsikoita ilman, että muut osallistujat tämän huomaisivat.
6 vinkkiä etätyöpajan järjestämiseksi
Näiden vinkkien toteuttaminen ja käyttöönotto ei vaadi ihmeitä, vain hieman ennakkovalmisteluja, mutta niiden avulla helpotat omaa työtäsi sekä teet muiden osallistujien kokemuksesta paremman.
1. Valitse oikeat työkalut
Etätyöpajan järjestämiseksi tarvitaan luonnollisesti jokin viestintäsovellus, mutta lähes yhtä oleellinen työkalu on digitaalinen valkotaulu. Hyvä vaihtoehto on esimerkiksi Miro.
Mitkä tahansa työkalut sitten valitsetkin käyttöösi, on äärimmäisen tärkeää, että opettelet valitsemasi työkalut mahdollisimman perusteellisesti. Ethän halua, että etätyöpaja pahimmillaan epäonnistuu vain, koska et fasilitaattorina hallinnut valitsemiesi työkalujen käyttöä kunnolla.
2. Tee varasuunnitelma
Erilaisten digitaalisten järjestelmien kohdalla ei ole kyse siitä, tuleeko ongelmia vaan milloin ongelmia tulee. Koska etätyöpajojen järjestäminen nojaa täysin erilaisiin digitaalisiin järjestelmiin ja työkaluihin onkin äärimmäisen suotavaa varautua ongelmiin jo ennalta. Parhaiten näihin ongelmiin voit varautua valitsemalla kaikille käytetyille järjestelmille ja työkaluille vaihtoehdon. HUOM! Muista myös valmistella nämä vaihtoehtoiset työkalut niin hyvin, että niiden käyttöönotto on mahdollisimman sujuvaa.
3. Valmistele osallistujat
Suurella todennäköisyydellä työpajan osallistujat eivät ole aiemmin käyttäneet esim. digitaalista valkotaulua. Jotta varsinaisen työpajan aikana ei hukata aikaa työkalujen käytön opetteluun, kannattaa lähettää osallistujille sähköpostiviesti, jossa kerrot mitä työkaluja käytetään ja miten niitä käytetään. Pyydä osallistujia myös valmistelemaan kaikki tarvitut työkalut itselleen käyttökuntoon etukäteen. Osallistujia on hyvä myös muistuttaa siitä, että kannattaa varmistua nettiyhteyden riittävyydestä, jotta työpajaan osallistuminen on mahdollisimman sujuvaa.
4. Pidä etätyöpaja lyhyenä
Tietokoneen ruudun tuijottaminen on yllättävän raskasta, eikä kenenkään keskittymiskyky tai energia säily riittävällä tasolla kovinkaan pitkiä aikoja. Tästä syystä etätyöpajat onkin syytä pitää lyhyempinä. Hyvä nyrkkisääntö on, että yli 4 tunnin mittaisia etätyöpajoja kannattaa välttää.
Sen lisäksi, että etätyöpajan kestoa kannattaa rajata, on taukoja syytä pitää useammin. Taukojen ajaksi kannattaa ohjeistaa osallistujia oikeasti nousemaan koneen äärestä jalottelemaan.
5. Pitäkää kamerat käynnissä
Etätyöpajojen yksi suurista haasteista on ihmisten välisen vuorovaikutuksen puute. Pitämällä kamerat päällä voidaan hieman helpottaa tätä ongelmaa. Lisäksi fasilitaattorin on helpompi nähdä, mikäli osallistujien keskittyminen alkaa herpaantua, jolloin voidaan ottaa ylimääräinen tauko tai mikäli joku osallistujista vaikuttaa hämmentyneeltä, voi fasilitaattori seuraavan tilaisuuden tullen auttaa kyseistä osallistujaa.
6. Konkretisoi aikaansaannokset
Varaa työpajan aina loppuun aikaa, jolloin voit konkretisoida asiakkaalle mitä kaikkea he ovat saaneet työpajan aikana aikaiseksi. Pyydä kaikkia zoomaaman ruutuaan ulospäin, jolloin he näkevät koko työskentelyalueen ja kaikki “post-it laput” ja luonnokset joita etätyöpajan aikana on syntynyt ja tee lyhyt yhteenveto kaikesta siitä mitä he ovat tehneet.
Vaikka tämä vinkki koskeekin yhtälailla “livenä” järjestettyä työpajaa, on loppuyhteenvedon pitäminen erityisen tärkeää etätyöpajan lopuksi. “Livetyöpajoissa” osallstujien on helpompi hahmottaa, kuinka paljon asioita he ovatkaan saaneet aikaiseksi lyhyessä ajassa, koska työtilan seinät ovat täynnä post-it lappuja ja erilaisia luonnoksia. Etätyöpajassa aikaansaannosten hahmottaminen on huomattavasti hankalampaa, koska osallistujille näkyy jatkuvasti vain pieni osa kaikesta siitä työstä ja ideoista joita he ovat saaneet aikaiseksi.
Työpajojen järjestäminen on siis täysin mahdollista myös näin etätyön kulta-aikana (ja oikeastaan jopa suositeltavaa) ja uskomme, että näitä vinkkejä noudattamalla voit järjestää onnistuneen etätyöpajan.
